中国乡村发展基金会项目管理办法

第一章 总则

第一条 依据《慈善法》、《基金会管理条例》、《慈善组织信息公开办法》、《慈善组织公开募捐管理办法》以及基金会章程、宗旨实施项目管理。

第二条 以需求为导向，强调项目规范，聚焦项目设计、精细化管理实施项目。通过开展项目满足社会需求，实现机构的使命与宗旨。

第三条 专业性

我会重视项目管理制度建设，强调项目实施与管理的科学、合理与程序规范：通过制定并不断完善项目实施手册，使项目执行人员在项目操作中有章可循，并以合约方式与项目相关方建立合作关系，重要内容做好档案留存，并借助信息系统形成电子档案。

第四条 参与性

注重相关方自觉参与。激发受益人内生动力，提升目标人群的自立能力和自我发展能力，提高受益人和受益人所在社区各方的直接参与度和满意度。

第五条 公开性

任何项目都依照公开透明的原则，确保项目做好立项、筹资、实施、反馈的信息公开工作。定期在慈善中国网站上做好各项目披露，准确无误地向公众与捐赠方公示项目的执行情况。

第六条 有效性

注重项目目标的实现。推动项目绩效管理，进行项目效果评估，提高项目管理效率，以此不断提高项目成效，以获得捐赠方、受助方双方的认可，并得到社会的良好反馈。

第七条 切实遵行本会“底线”原则：

不做违背或削弱公益使命的事；不做超出机构能力的事；不做对受益人无实质帮助的项目；不寻求与机构目标相悖的合作；不发布有损利益相关者的信息；不以非正当手段谋取机构及个人利益；原则不妥协，底线不退让。

第八条 项目管理的梯度

1.机构发展战略是项目管理的最基本依据；

2.机构阶段性发展计划依据机构战略规划制定，并指导项目年度计划的制定。

3.全会项目年度计划为各具体项目管理提供直接依据。

4.项目的策划、设计、实施与管理，应当保证机构战略规划、长期计划和项目年度计划的实现，同时符合本《办法》第一章第一节的相关要求。

第九条 为规范项目管理，本会项目按以下方式进行分类：

1.项目分类：直接援助型项目、综合发展型项目、社会倡导型项目。直接援助型项目，通过给予受益人资金、物资等单一援助方式，解决社会问题。综合发展型项目，通过给予受益人资金、物资、赋能、经营等多种援助方式，解决社会问题。社会倡导型项目，通过具体项目或活动的实施，倡导社会公众和机构参与公益。

2.地理分类：国际项目与国内项目；国际项目指的是项目实施地区在境外的项目，境内的项目为国内项目。

3.项目周期分类：长期项目（常态项目）、短期项目、一次性项目。长期项目（常态项目）指没有明确执行期限的项目；短期项目指有明确执行期限的项目，如在三年以内执行完成；一次性项目指捐赠物资、资金一次性执行完成的项目，如救灾物资捐赠。

4.执行方式分类：自执行、委托执行、混合执行。

第二章 项目管理机构及其职责

第十条 理事会是我会最高权力机构，在项目管理中的职责包括：

1.审议、批准机构项目战略规划及其调整的动议；

2.审议、批准《中国乡村发展基金会项目管理办法》；

3.审议、批准基金会年度工作计划。

第十一条 秘书长办公会是本会项目管理的日常组织领导机构，在项目管理中的职责包括：

1.协助理事长办公会负责项目战略规划及其调整动议的前期准备，具体落实项目发展战略；

2.项目管理机构的组建，构建并完善本会的项目管理体系；

3.审批项目的立项、实施、调整、中止、结项；

4.组织制订年度项目计划，检查年度项目计划执行情况；

5.组织本会项目管理制度的制定，加强本会项目管理的科学化、规范化。

6.安排、检查和指导各项目管理部门的工作；

7.分析、研究和解决项目管理中的重要问题。

第十二条 秘书长办公会通过常规会议（年度项目计划工作会议、年度项目总结会议、季度分析会、秘书长办公例会）、专题会议等会议形式对项目进行管理。

第十三条 项目部门是项目管理的执行部门，主要职责包括：

1.按照本会发展战略，对本部门所属项目进行具体的策划、设计和规划；

2.负责拟订并不断完善本部门所属项目的项目实施方案或项目手册，对项目实施的全过程进行管理；

3.负责拟订和落实项目发展规划、年度工作计划；

4.按照全会项目档案管理的相关要求录入本部门项目信息；

5.按照信息公开的相关规定公开本部门所属项目信息；

第十四条 根据项目发展的需要，必要时可在项目区设立项目实施管理的独立操作机构（或独立法人机构）。

第十五条 在项目区执行本会项目无需设立独立操作机构的，可通过与项目省（市）、地（州）、县政府的相关部门（如扶贫办、教育局、卫生局）或其他机构（如社会组织等）合作进行项目操作；本会项目部门负责对其进行监督、检查、考评和验收。

第十六条 监测研究部在项目管理中行使以下主要职责：

1.负责拟订《项目管理办法》等制度，通过建立与完善项目监测、评估体系等手段不断提升项目管理、监测、评估水平。

2.对项目的前期准备工作参与评估论证，减少项目风险。

3.对项目的运行情况进行监控并纠错，前瞻性地发现问题，并提出改进措施或建议。

4.根据项目监测情况及各职能部门对项目风险隐患进行梳理。

5.监测项目档案的管理与督导。

6.监测捐赠人对项目和服务的满意度，通过捐赠人反馈及时发现问题。

第十七条 本会计划财务部、人力资源部、信息技术部、综合事务部、品牌传播部等职能部门分别对项目管理提供财务管理、人力资源、信息化管理、行政支持、品牌传播等方面的服务与管理工作。

第三章 项目立项与实施

第十八条 项目立项通常须经过以下管理流程：项目立项动议、项目立项预审批、项目论证和设计、批准项目立项。

第十九条 项目立项动议可划分为内部动议和外部动议两种形式。内部动议，即由项目部门根据所属领域和发展方向提出；外部动议一般由捐赠方、合作方、受益人等向本会相关项目部门提出需求建议，再由相关项目部门提出。

第二十条 项目动议审批由所属项目部门的分管秘书长做出是否同意进行项目论证和设计的决定。

第二十一条  经过项目论证和设计环节，最终形成《项目实施方案》，主要内容包括：

1. 项目目标；

2. 项目区、项目受益人条件；

3. 项目资助方式及标准；

4. 项目资金来源；

5. 项目实施和管理流程；

6. 项目操作机构的组建。

第二十二条  如是重大常态项目，项目部门及分管领导、相关部门组成项目立项论证会。计划财务部、监测研究部、品牌传播部等职能部门和秘书处相关成员参与《项目实施方案》的讨论、制定及预审批。

第二十三条  本会批准项目立项的权限在秘书处。批准项目立项的文件通常包括：《项目实施方案》、《中国乡村发展基金会项目立项审批表》及秘书处办公会会议决议。

第二十四条  按照《中国乡村发展基金会创新发展基金管理办法》获得“创业发展基金”支持的项目视同获准立项，但须填写《中国乡村发展基金会项目立项审批表》。

第二十五条  项目启动实施后，由秘书长办公会议依据本办法第二章相关条款负责管理机构设立的具体组织工作。

第二十六条  严格执行项目合约管理制度。在项目实施中凡涉及项目参与各方的责任、权利、利益关系的事务，须签订合约，以规范当事人的行为，并保障本会和项目合作者、参与者的合法权益。

第二十七条  项目部门或项目操作管理机构和人员认真研究涉及本部门工作的合约内容及其细节，落实履行合约的措施。在项目实施中发生合约规定范围之外的情况，可与原签约方进行协商，补签合约。如项目实施中发生签约方违反合约并不能按我会要求进行改正的情况，我会将按法律程序提起合同仲裁或诉讼，以维护本会的权益。

第二十八条 《常态项目操作手册》制定条件，针对复杂项目可通过制定《常态项目操作手册》在《项目实施方案》的基础上进一步规范项目管理，由项目部门根据项目实施方案制订及修订《常态项目操作手册》，报分管秘书长审批通过。

第二十九条 《常态项目操作手册》是项目执行和管理的规范性文件，内容通常应包括：

1.项目使命和目标；

2.项目执行标准；

3.项目组织及管理架构；

4.项目操作流程；

5.项目信息及信息反馈；

6.项目的资金使用及管理；

7.项目风险控制。

第三十条  项目调整，项目在实施过程中根据政策、受益人需求等各种变化适时调整项目，一般调整由分管秘书长审批，项目名称调整、资助内容或标准调整、项目执行部门调整、项目披露责任部门调整由秘书长办公会审批。《常态项目操作手册》根据项目调整进行必要的更新。

第三十一条 项目部门在项目实施前及实施过程中，须对项目管理人员、项目区政府及有关部门领导或相关人员、操作机构工作人员，以及项目援助对象等进行以《常态项目操作手册》等为主要内容项的培训或沟通，以提高受援地区单位、部门和群众对项目的关注程度和参与项目活动的积极性、主动性。

第三十二条 项目部门应积极做好项目的组织协调工作以及项目区或合作伙伴的筛选工作：

1.为适当集中项目实施区域，规避执行风险，项目部门参照监测部门每年发布的《中国乡村发展基金会项目执行机构等级评定结果汇总表》选择项目区及合作执行机构。

2.组织协调参与项目实施的各单位、部门、人员，履行项目合约或有关协议规定的责任和义务。

第三十三条 项目部门须做好项目年度和阶段性总结。

第四章 项目风险管控

第三十四条 本办法所指项目自查是项目部门自行对项目的实施过程进行控制和纠偏，保证项目实施进度和质量的重要常规监控手段，项目部门必须对项目的实施过程进行检查。

第三十五条 项目自查要及时梳理项目流程，列示项目管理风险点，并制定相应的弥补措施。

第三十六条 项目自查的依据：

1.根据《常态项目操作手册》和《项目实施方案》等管理文件，检查项目实施是否执行文件规定的项目操作标准或是否按计划达到规定的进度。

2.根据管理部门提出的有关问题进行检查。

第三十七条 项目部门要针对项目的特点制订项目自查指标体系，主要内容应包括：项目进度、目标实现情况、项目质量、资金使用和物资投入情况、财务情况等。

第三十八条 项目部门对常态项目每年原则上检查一次，每个项目的具体检查频次由各部门分管秘书长确定。

第三十九条 项目自查结果的运用：

检查的内容和结果作为分析研究项目实施情况，改进项目实施措施，并对项目操作人员进行考核的依据。

第四十条 本会监测体系由三部分构成，分别为月度风控、常态监测和专项监测。

第四十一条 本会项目监测部门为职能部门，由监测研究部牵头，并请计划财务部、人力资源部、信息技术部、品牌传播部、综合事务部提供专业支持。

第四十二条 监测部门负责对本会的所有项目、突发事件开展独立监测。

第四十三条 项目监测结果依据相关结果向秘书长报告。

第四十四条 监测研究部有责任对发现的问题以及领导批示意见进行追踪管理。

第五章 项目评估

第四十五条 项目中期评估：对于执行期的项目，根据具体情况，应在项目实施的第三年或第五年进行中期评估，旨在总结前一阶段项目执行的运行状况，并对下一阶段项目的实施提出意见和建议，为项目的中期调整提供依据。

第四十六条 中期评估的主要内容包括项目的执行进度、实施质量、财务状况、目标实现状况、管理及执行机构表现等。

第四十七条 一般情况下，中期评估由项目部门负责组织执行。重大项目可聘请有关专家或委托外部咨询机构。

第四十八条 项目终期评估：项目终期评估是在捐赠人要求或者一定规模以上的项目结束时开展的，是对项目的设计、实施和管理等进行全过程的回顾与总结，旨在全面评价项目的执行情况和实施效果。

第四十九条 项目终期评估的内容：

1.对项目目标、操作管理模式、执行和管理机构、项目实施质量、项目的效果等进行评估。

2.对项目效益尤其是社会效益进行评估。

第五十条 项目终期评估由项目部门牵头，可与监测、财务等部门组成评估小组，也可委托外部评估机构或专家。

第六章 项目中止和结项

第五十一条 因国家政策、捐赠市场和项目受益人需求变化等原因，造成无法继续推进项目时，须中止该项目。

第五十二条 项目是否中止以及项目的中止方案须由秘书长办公会议审批。

第五十三条 项目中止涉及的人员调整、资金决算等，由相关职能部门负责。

第五十四条 项目部门须做好中止项目的善后管理工作。项目中止方案、做出中止项目决策的相关会议文件必须作为项目档案保存。

第五十五条 项目实施后，项目目标已完全实现，确保该类问题已得到根本缓解，并项目无新增捐款，资金拨付完毕时或出现不可抗力的原因非正常结项时，项目进入结项阶段，最终形成《项目结项报告》，主要内容包括：

1.项目总结：项目设立的原因及背景、项目目标及内容、项目资金的收入和支出、受益人数概述（立项到结项总数）、项目开展的活动与目标实现程度、项目遗留问题与解决办法；

2.项目结项的判断条件与依据；

3.项目结项的执行：项目结项清单；

4.项目后续安排包含：剩余资金处理、合作伙伴维护与反馈、结项公示、项目团队成员安置、结项通过审批后的流程包含信息和财务账户关闭等；

5.结项其他风险的规避；

6.经验总结。

第七章 项目财务管理

第五十六条 基金会的项目财务管理工作由计划财务部归口管理，由计划财务部设项目会计岗位，具体负责各项目的财务管理工作，为项目提供财务支持服务与监督，防范项目财务风险。

第五十七条 按照“专项核算、专款专用”的原则，充分利用信息系统，按捐赠资金用途及筹资部门归集捐赠资金收入，按项目及执行部门设专帐核算项目资金收入、支出及结余，确保项目财务数据真实、准确，入账及时，财务档案健全有效，项目资金专款专用、不被截留或挪用。

第五十八条 加强对项目资金的管理，及时建立、健全内控制度，各类资金应本着勤俭节约，高效使用的原则，按项目进度分次拨款，确保资金支出合理、合规、合法性，财务数据的真实、准确、完整，以及项目财务档案健全有效。

第五十九条 按照捐赠人和相关部门要求对项目进行专项审计。

第八章 项目档案管理

第六十条 项目档案是项目资讯的重要组成部分，由实施项目的项目部门负责管理、保存。

第六十一条 项目档案分为一级档案与二级档案。

一级档案包括：

1.项目立项阶段：《项目实施方案》、《项目立项审批表》及同意立项的相关会议纪要等批准文件；

2.项目实施阶段：《常态项目操作手册》；项目执行合同/协议（合作协议、援助协议、采购合同等）；项目年度计划、项目年度总结报告、项目年度或阶段性披露工作文本等；《项目评估报告》、《项目自查报告》；《项目调整审批表》及相关会议决议等资料等。

3.项目中止或结束阶段：项目中止方案及其批准文件、《项目结项报告》、《项目结项检查清单》等资料；

第六十二条  二级档案，包括但不限于以下内容：

1.项目捐赠人档案。包括“捐赠人基本信息”和对捐赠人的“项目反馈资料”。

2.项目受益人档案。包括受益人申请表、相关单位推荐表（原件）等有关“资助受理信息”；个体受益人名称、群体受益人名称及其对应的受益人数量、受益人所在地（省、市、县）、受益金额等“受益信息”。

第六十三条 根据档案管理需求，设置电子档案存储规则方式。

第六十四条 监测研究部将对项目调研、立项、实施、年度总结、计划、评估、审计、结项报告等全流程的档案管理过程实施项目常规管理监测。

第九章 信息公开

第六十五条 按照《慈善法》信息公开的规定，以及我会的《信息公开管理办法》相关规定在指定平台及官方平台向公众披露机构及项目信息。其中，在慈善中国须在季度结束后的下个月20个工作日前完成相关信息公开；在官网上须在季度结束后的下个月20个工作日前完成披露项目的季度及年度工作报告重大项目的阶段性披露工作（如重大灾害救援项目周年报告）须在周年纪念日前完成在本会官网等网络平台的披露工作。

第六十六条 财务部门负责提供项目季度公开的财务数据，平台部门负责提供网络各平台筹款数据，业务部门负责核对项目、筹款活动披露数据以及提交项目、活动进展信息，财务部门负责复核数据，监测研究部负责公开募捐活动备案的审核及上传慈善中国平台，品牌部门负责监管官网项目执行情况信息公开，监测研究部负责监管公开募捐活动执行项目的官方指定平台信息公开情况。

第六十七条 根据在慈善中国平台上进行披露的内容，制定活动立项、活动补正、活动披露、活动结项；项目立项、项目补正、项目披露、项目结项审签流程。

第十章  附则

第六十八条 本办法经第八届理事会第十三次会议审议通过后正式执行。